Von Check-in bis Check-out.

ZEUS® Zeiterfassung und Personaleinsatzplanung beim Parkhotel Stuttgart Messe Airport.

Außen repräsentative Optik, innen familiäre Herzlichkeit. Im Parkhotel Stuttgart genießen die Wünsche des Gastes oberste Priorität.

07.11.2017

Sich sehr flexibel an die Wünsche des Gastes anpassen, das ist das Credo des Parkhotels Stuttgart. Auch rund um das Thema Mitarbeiterführung steht der Faktor Mensch an erster Stelle. Denn nur wo eine gute Atmosphäre herrscht, kann man sich als Gast wohlfühlen und seinen Aufenthalt genießen. Mit dieser Philosophie fährt das Vier-Sterne-Superior Hotel seit seiner Eröffnung im Jahr 2011 äußerst erfolgreich. 2016 wurde ein Jahresumsatz von 11,2 Mio. Euro erzielt, für das laufende Jahr sind 11,6 Mio. Euro budgetiert bei einem bisher äußerst vielversprechenden Geschäftsverlauf. Das Parkhotel Stuttgart beschäftigt 120 Mitarbeiter und hat in Zusammenarbeit mit der in Trossingen ansässigen IVS Zeit + Sicherheit GmbH die ZEUS® Zeiterfassung und Personaleinsatzplanung eingeführt. Beide Module sind seit 2013 im Echtbetrieb. Ohnehin ist für die Hotellerie eine Dokumentation der Arbeitszeiten seit 2015 gesetzlich vorgeschrieben. Das Parkhotel Stuttgart ist inhabergeführt und hat deshalb alle Freiheiten sich mit vollem Engagement um das Wohl seiner Gäste zu kümmern. "Auch wenn wir eine gewisse Größe haben, fühlen wir uns als Familienbetrieb, denn nur wenn die Mitarbeiter sich im Betrieb wirklich wohlfühlen, können Sie das auch an unsere Gäste weitergeben", verrät Hoteldirektor Elouan Pecheur das Erfolgsgeheimnis seines Hauses.

 

Veränderte Mitarbeitererwartungen

Auch in der gehobenen Gastronomie ist die Zeit nicht stehengeblieben: "Die Modalitäten in der Hotellerie haben sich ein bisschen verändert. Früher war es selbstverständlich viele Stunden am Stück zu arbeiten, so dass man beispielsweise im Teildienst gearbeitet hat. Die Gesellschaft hat sich einfach gewandelt, und die jungen Leute wollen nicht mehr so wie früher arbeiten. Wir hatten damals Überstundenregelungen, die einfach nicht mehr zeitgemäß waren, da haben wir mit so genannten halben Tagen gearbeitet. Die Stundenrechnung erfolgte manuell und das System war nicht transparent. Deshalb brauchten wir unbedingt ein modernes Zeiterfassungssystem für unsere 120 Mitarbeiter", begründet Hoteldirektor Elouan Pecheur die Investition im Bereich Zeitwirtschaft. So habe die ZEUS® Zeiterfassung vor allem durch die große Zahl an flexiblen Arbeitszeitmodellen überzeugt. Auch habe man gewusst, dass ZEUS® Softwaremodule u.a. auch für Krankenhäuser entwickelt hat, und die haben das gleiche Anforderungsprofil wie ein Hotel: 24 Stunden an sieben Tagen, und das 365 Tage im Jahr. Die Zeiterfassung an die eigenen Bedürfnisse anpassen zu können, sei dabei das wichtigste Kriterium gewesen.

 

Touchscreen Terminals

Im Parkhotel Stuttgart stehen den Mitarbeitern Touchscreen Terminals zur Verfügung, an denen sie sowohl ihren aktuellen Stundensaldo einsehen als auch Urlaubsanträge auf den Weg bringen können. "Allgemein muss man sagen, dass die Funktionen der ZEUS® Softwaremodule im Vergleich zum Wettbewerb sehr fortschrittlich sind und das Preis-/Leistungsverhältnis für uns sehr attraktiv war", zeigt sich Elouan Pecheur mit seiner Entscheidung für ZEUS® zufrieden.

 

Flexible Arbeitszeitmodelle

Im Parkhotel Stuttgart sind 120 Mitarbeiter beschäftigt, sowohl in Vollzeit als auch in Teilzeit. 18 Auszubildende streben hier eine Karriere im Hotelfach an. Das Housekeeping hat man outgesourct. Die Fluktuation beträgt aktuell 17.5%. Dieser relativ hohe Wert hat seine Ursache darin, dass die Gastronomie eine sehr junge Branche ist. Die meisten Mitarbeiter sind zwischen 16 und 30 Jahre alt, und da ändern sich Berufswünsche und Lebensentwürfe noch um einiges schneller als in späteren Lebensjahren. Hinzu kommt, dass es im Großraum Stuttgart sehr viele attraktive Arbeitgeber gibt. Die vielen Schichten rund um die Uhr werden im Parkhotel Stuttgart in unterschiedlichen variablen Arbeitszeitmodellen abgebildet.

 

Ganze Schichten

"Wir arbeiten ausschließlich in vollen Schichten, wir bieten keinen Teildienst mehr an. Das haben wir abgeschafft, damit wir, auch dank ZEUS®, genauer abrechnen können. Wir haben natürlich eine Messesaison, in der wir meistens ausgebucht sind mit vielen Veranstaltungen. Aber das gilt auch für die übrigen Monate, ausgenommen vielleicht die Ferienzeiten, aber sonst haben wir im Schnitt immer eine Endbelegung von über 80%, schildert Elouan Pecheur die hohe Auslastung des Parkhotels Stuttgart.

 

Punktgenauer Personaleinsatz

Mit der Investition in die ZEUS® Zeiterfassung verbindet Elouan Pecheur ein ganz konkretes Ziel: Die Mitarbeiter so nah wie möglich an das Geschäft heranplanen, damit keine "leeren" Stunden eingeteilt werden. Dank ZEUS® lässt sich der Personaleinsatz im Parkhotel Stuttgart punktgenau planen. "Wir haben unsere Personalkosten optimiert, weil wir wesentlich genauer planen können als früher. So sparen wir Stunden ein und jede Arbeitsstunde kostet Geld. Kurz: Wir haben durch den Einsatz von ZEUS® einen merklichen finanziellen Vorteil", zieht der Hoteldirektor ein rundum positives Fazit der Softwareeinführung. Auch die Mitarbeiter des Parkhotels profitieren von der durchgängigen Transparenz in der Zeitwirtschaft, weil sie dem System vertrauen können. Sie bekommen ihren täglichen Bericht und können genau sehen, ich habe heute um 8:09 Uhr angefangen und bis um 18:10 Uhr gearbeitet und ich bekomme so und so viel Minuten dafür gutgeschrieben. Normalerweise hat der Arbeitstag 8.5 Stunden und alles was darüber liegt, landet auf dem Zeitkonto des Mitarbeiters. Ein echtes Plus für die Mitarbeiterzufriedenheit, denn geleistete Arbeitszeiten können im System nicht verloren gehen. Zum Monatsende erhält jeder Mitarbeiter sein Stundenjournal in Papierform, so dass sämtliche Arbeitszeiten lückenlos dokumentiert sind.

 

Verständlich und transparent"

Eine gute Zeiterfassung schafft Transparenz und ist einfach zu bedienen", unterstreicht Elouan Pecheur den Nutzen von ZEUS®, "die Kolleginnen und Kollegen brauchen eine Benutzeroberfläche, die schnell zu verstehen ist, gerade weil wir sehr viele Systeme im Einsatz haben". Wichtig sei auch, dass man schnell an eine Datenauswertung kommt, die in einem zeitgemäßen Design gestaltet ist. Sehr zufrieden ist man im Parkhotel Stuttgart auch mit der Zusammenarbeit mit IVS. "Die Softwarespezialisten von IVS sehen die Dinge nicht nur aus der Sicht des IT-Fachmanns, sondern können sich in die Bedürfnisse und Anforderungen des Kunden hineindenken", stellt Elouan Pecheur IVS abschließend ein erstklassiges Zeugnis aus.