Schöner wohnen in den Ferien.

ZEUS® Zeiterfassung, Zutrittskontrolle und WebWorkflow bei der INTER CHALET Ferienhaus-Gesellschaft mbH, Freiburg.

22.05.2018

Urlaub soll schön sein. Deshalb muss das Domizil dazu passen. INTER CHALET bietet Menschen mit Fernweh 26.000 Ferienhäuser und -wohnungen in 15 Ländern Europas sowie in Florida. Das Freiburger Unternehmen wurde 1974 von Michael Heines gegründet. Heute gehört es zu den größten deutschen Reiseveranstaltern. Seit 2013 gehört INTER CHALET zur Schweizer Hotelplan Gruppe, die wiederum eine hundertprozentige Tochter von Migros ist. INTER CHALET beschäftigt insgesamt 250 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, 230 davon in Deutschland. Die Übrigen verteilen sich auf Österreich, Frankreich, Italien und Kroatien. Zusätzlich gibt es freie Mitarbeiter in Spanien, Portugal und im skandinavischen Raum. Frauen machen circa drei Viertel der Belegschaft aus. Darunter sind viele Mütter, da INTER CHALET die Möglichkeit bietet im firmeneigenen Service-Center relativ flexibel zu arbeiten. 75% der Beschäftigten arbeiten in Vollzeit, 25% in Teilzeit. 2017 erzielte man einen Jahresumsatz von 130 Mio. Euro und rechnet auch im laufenden Jahr mit einem leichten Wachstum. Im April 2017 startete die Zusammenarbeit mit der IVS Zeit + Sicherheit aus Lahr, nachdem man sich bei INTER CHALET für die ZEUS® Zeiterfassung entschieden hatte. Die neue Software ging dann zum 1. Juli 2017 in den Echtbetrieb.

"Viele Kunden möchten mit dem Auto anreisen, nach Italien, Frankreich, Spanien. Da können sie ihr Auto vollpacken mit ihrer Sport- oder Hobbyausrüstung, was im Flieger eher nicht geht", erzählt Franziska Zapf, die bei INTER CHALET für das Finanz- und Rechnungswesen sowie die Zeiterfassung verantwortlich zeichnet. "Und ganz klar: Wer ein Ferienhaus bucht, der kocht im Urlaub auch mal selbst und hat in der Regel Basics wie Essig, Öl und Gewürze dabei", skizziert Franziska Zapf das Profil des klassischen INTER CHALET Kunden.

 

Bodenständig überzeugt

Anfang 2017 begann man bei INTER CHALET sich nach einer neuen Zeiterfassung umzuschauen, da die bisherige vom Anbieter nicht mehr im gewünschten Umfang unterstützt wurde. Dementsprechend wünschten sich die Verantwortlichen ein System, das serviceseitig gut flankiert ist mit kompetenten Ansprechpartnern. Fündig wurde man mit der ZEUS® Zeiterfassung von der IVS Zeit + Sicherheit GmbH aus dem nahe gelegenen Lahr. Die Beschäftigten von INTER CHALET können sich an neun Zeiterfassungsterminals auf fünf Stockwerken ein- und ausloggen, die jeweils am Eingang der betreffenden Abteilung platziert sind. "Unsere Mitarbeiter kommen gut mit der ZEUS® Zeiterfassung zurecht. Ich habe da im Vorfeld Handouts erstellt und verteilt, wir haben dann auch im Nachhinein noch einmal geschult, und das klappt ziemlich gut. Wir haben ungefähr 220 Mitarbeiter, die täglich buchen. Und ich bekomme im Durchschnitt nur eine geringe Anzahl an Abweichungen pro Tag", beschreibt Franziska Zapf das gute Funktionieren von ZEUS® im Buchungsalltag der Mitarbeiter.

 

ZEUS® Workflow Management schlägt gelben Urlaubszettel

Mit der Einführung des Workflow Managements hat INTER CHALET den Verwaltungsaufwand bei den Urlaubsanträgen entscheidend reduziert: "Ich bin sehr froh darüber, dass wir jetzt das Modul ZEUS® Workflow Management einsetzen. Früher hatten wir gelbe Urlaubszettel. Da wurde noch alles per Hand eingetragen, der Abteilungsleiter hat unterschrieben und danach kam dieser gelbe Zettel zu mir. Ich habe den abgezeichnet, einen Abschnitt abgerissen, der Mitarbeiter bekam ihn zurück und der zweite Abschnitt war für meine Unterlagen. An Brückentagen oder an Heiligabend, da ist man dann wirklich kurz vorm Durchdrehen, denn da hatte man dann 120 Urlaubszettel auszufüllen und das war sehr aufwändig. So etwas habe ich heute nicht mehr und bin deshalb sehr zufrieden mit der Einführung des Workflow Managements", freut sich Franziska Zapf über den Einzug des digitalen Zeitalters ins Urlaubsantragwesen bei INTER CHALET.

 

Gruppenkalender ersetzt Excel-Sheet

Großer Beliebtheit erfreut sich bei INTER CHALET der ZEUS® Gruppenkalender. Früher lief das Urlaubsmanagement über einen Excel-Kalender, der abteilungsintern geführt wurde. Kurz: Jede Abteilung hatte ihren eigenen Kalender, von dem andere Abteilungen nichts wussten. Der ZEUS® Gruppenkalender bietet nicht nur die Möglichkeit die Urlaubsplanung abteilungsübergreifend zu steuern, sondern auch einen Überblick über anstehende Ferienzeiten, sowie über Schulferien, Feier- und Brückentage des ganzen Geschäftsjahres. Damit besitzt der Gruppenkalender ein prognostisches Element, das den Abteilungsleitern von INTER CHALET schon Monate im Voraus Aufschluss gibt über die Ferienplanung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. So lässt sich schon im Voraus bequem nachjustieren, wenn einmal zu viele Beschäftigte zur gleichen Zeit Urlaub nehmen wollen. Die Abteilungsleiter können zusätzlich mit dem Gruppenkalender den aktuellen Krankenstand in ihrer Abteilung einsehen. Das erleichtert die Personalplanung und schafft Flexibilität.

 

Weniger Arbeit für die Personalabteilung

"Für mich bedeutet die ZEUS® Zeiterfassung wesentlich weniger Zeit am Telefon. Früher haben mich Mitarbeiter angerufen und gesagt, sie hätten sich verstempelt, weil es früher nur am Terminal möglich war, den eigenen Saldo oder Zeitkonten einzusehen. Die Stempelzeiten konnte man früher noch nicht sichtbar nachvollziehen. Das führte manchmal zu Kontroversen, weil Mitarbeiter am Ende des Jahres der Meinung waren, mehr gearbeitet zu haben als der tatsächliche Zeitkontostand widerspiegelte. Hier wog das subjektive Empfinden oft schwerer als die objektive erfasste Arbeitszeit, schildert Franziska den gesunkenen Erklärungsbedarf zum Thema gestempelte Arbeitszeit bei INTER CHALET.

 

Zusammenarbeit mit Goldkante

Die Entscheidung für IVS fiel bei INTER CHALET nicht wegen ZEUS®, sondern wegen der guten, verlässlichen Kommunikation: "Ich bin extrem froh über die Zusammenarbeit mit IVS. Es reicht eine E-Mail und ich werde umgehend zurückgerufen. Das ist immer ganz toll, denn ich kenne es anders vom Service unserer ehemaligen Zeiterfassung. Da hing man auch mal am Telefon in der Warteschleife und hat nicht gewusst, wann einem geholfen wird. Bei IVS weiß man, dass zeitnah die Lösung für jedes Problem kommt", stellt Franziska Zapf IVS abschließend ein Zeugnis mit Goldkante aus.