Von der elektrischen Eisenbahn zur elektronischen Zeiterfassung.

ZEUS® Zeiterfassung, Zutrittskontrolle, Webworkflow und Smartintego bei den Stadtwerken Trossingen.

Der Neubau der Stadtwerke Trossingen wurde 2018 eröffnet. Er integriert gleichermaßen historische Bausubstanz und moderne Architektur.

09.05.2019

Im vergangenen Jahr haben die Stadtwerke Trossingen ihr 120-jähriges Jubiläum gefeiert. Im gleichen Zuge wurde ein Neubau eröffnet, in dem nicht nur historische Bausubstanz integriert wurde, sondern auch technisch die Weichen für eine erfolgreiche Zukunft gestellt wurden. Das repräsentative Gebäude wurde mit vier Zeiterfassungsterminals ausgestattet, außerdem mit der digitalen Zutrittslösung SmartIntego. Die bemerkenswerte Geschichte des regionalen Energieversorgers hängt eng zusammen mit dem Siegeszug von Elektrizität und Eisenbahn Ende des 19. Jahrhunderts. Seitdem hat sich viel getan. Heute beschäftigen die Stadtwerke Trossingen insgesamt 60 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, davon 48 in Vollzeit, 6 in Teilzeit und 6 in geringfügiger Beschäftigung. Die Wertschöpfung der Stadtwerke kommt den Bürgern der Stadt in vielfältiger Gestalt zugute. In Form von Sport-, Kultur- und Sozialsponsoring oder als erwirtschafteter Gewinn, der in den Stadtsäckel zurückfließt. Bereits seit 2003 nutzt man die ZEUS® Zeiterfassung, Zutrittskontrolle und den WebWorkflow, seit 2018 sorgen die digitalen Schließzylinder SmartIntego in der Offlinevariante zusätzlich für sicheren Zutritt. Alle ZEUS® Module wurden in Zusammenarbeit mit der ortsansässigen IVS Zeit + Sicherheit GmbH implementiert.

"Wir schreiben das Jahr 1898. Bei Kerzenschein sitzen Trossinger Geschäftsleute beisammen und beschließen unter dem Dach einer frisch gegründeten AG eine elektrische Eisenbahn zu bauen samt dem dafür nötigen Elektrizitätswerk. Hintergrund war, dass die Steigung auf der Strecke nach Trossingen von einer herkömmlichen Dampflok nicht zu bewältigen war. Das war eigentlich schon die Innovation an sich und gleichzeitig die Geburtsstunde der Eisenbahn in Trossingen, aber auch die des Stroms und des elektrischen Lichts", beschreibt Annette Lang, bei den Stadtwerken Trossingen Abteilungsleiterin APC (Allgemeines, Personal, Controlling), die Bedeutung der elektrischen Eisenbahn für die Entstehung des Unternehmens. Es stand aber auch die wirtschaftliche Entwicklung Pate, denn die weltweit bekannte Harmonikaindustrie Trossingens - Stichwort Hohner - brauchte moderne Transportwege, um ihre Musikinstrumente international zu vermarkten.

 

ZEUS® Zeiterfassung seit 2003

Lange Zeit hielt man bei den Stadtwerken Trossingen eine elektronische Zeiterfassung für verzichtbar, denn die Mitarbeiter erhielten ein tarifgebundenes Festgehalt, hatten eine vorgegebene Wochenarbeitszeit und Überstunden kämen so gut wie nie vor, war die Überzeugung des damaligen Geschäftsführers. Die Einführung der ZEUS® Zeiterfassung im Jahr 2003 bewies dann ziemlich schnell das Gegenteil. Die Mitarbeiter der Stadtwerke Trossingen hatten Überstunden, wie die Auswertung der neuen Zeiterfassung zweifelsfrei ergab. Darüber hinaus war die Einführung einer modernen Zeiterfassung notwendig geworden, weil die Stadtwerke im wahrsten Sinne des Wortes an ihren Aufgaben gewachsen waren und mittlerweile 60 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschäftigten. Die Zusammenarbeit mit der IVS Zeit + Sicherheit GmbH entstand aus pragmatischen Gründen. Das Unternehmen ist ebenfalls in Trossingen ansässig, da wollte man bei Service und Wartung von kurzen Wegen profitieren. Zudem neigen kommunale Unternehmen dazu, lokale Firmen bei anstehenden Projekten zu berücksichtigen.

 

Meilenstein WebWorkflow

Zusammen mit der Zeiterfassung wurde auch der Webworkflow 2003 bei den Stadtwerken Trossingen implementiert. Die Idee des papierlosen Büros schien attraktiv ebenso wie der Gedanke, die traditionellen Urlaubskarten in Rente zu schicken. "Es ist in der Tat so, dass viele Mitarbeiter in der Personalabteilung anrufen und fragen, "habe ich da auch gestempelt und was ist mit meinen Stunden, da stimmt irgendwas nicht". "Da hat der Webworkflow ganz klar zu mehr Eigenverantwortlichkeit unserer Mitarbeiter geführt. Wenn ein Mitarbeiter heute zu mir kommt und sagt ihm würden Stunden fehlen, kann ich sagen, dann sieh erst einmal nach, ob Du richtig gestempelt hast", skizziert Annette Lang den pädagogischen Effekt des WebWorkflows. Der Mitarbeiter lernt für die Richtigkeit der gestempelten Arbeitszeiten Verantwortung zu übernehmen und kann sein Monatsjournal jederzeit mit der real gearbeiteten Zeit abgleichen. Für die Mitarbeiter werden die Arbeitszeiten transparenter, weil sich potenzielle Fehlbuchungen schnell identifizieren lassen. Für die Personalabteilung bedeutet der WebWorkflow weniger Anrufe und weniger Aufwand für die Korrektur falsch gebuchter Arbeitszeiten.

 

Projektplanung via Gruppenkalender

ZEUS® hat viele Features, die bei den Stadtwerken Trossingen regelmäßig in Gebrauch sind: "Wenn ich eine anstehende Projektplanung habe, kann ich im Gruppenkalender nachsehen, ob oder wann der betreffende Mitarbeiter im Urlaub ist. Muss ich das jetzt mit ihm besprechen oder morgen? Solche Sachen sind auch interessant für unsere Mitarbeiter", unterstreicht Annette Lang die Vorteile des Gruppenkalenders bei Projekt- und Terminplanung.

 

Zutrittslösung SmartIntego

Bei den Planungen für den Neubau der Stadtwerke Trossingen lag der Fokus vor allem darauf die Kosten im Rahmen zu halten. Deshalb war anfangs auch keine digitale Zutrittslösung geplant. Da Energieversorger jedoch einen hohen Sicherheitsstandard gewährleisten müssen und sich schon bald abzeichnete, dass auch Fremdfirmen im Neubau ihren Platz finden würden, war schon bald klar, dass die Einführung einer zusätzlichen Zutrittskontrolle unumgänglich war. Zu diesem Zeitpunkt war der Neubau bereits weit fortgeschritten, eine entsprechende Verkabelung war nicht gelegt worden. "Dann haben wir gesagt, wir nehmen jetzt aber keine andere Firma, sonst haben wir bei der Stammdatenpflege den doppelten Aufwand. Auch aus Kostengründen haben wir uns dann für SmartIntego in der Offlineversion entschieden, erzählt Annette Lang von der nachgerüsteten Zutrittslösung. Die Offline-Türzylinder werden ausschließlich für die Vergabe von Zutrittsrechten innerhalb des Firmengebäudes genutzt. So kann ein Mitarbeiter nur dann eine so gesicherte Tür öffnen, wenn er auf seinem Transponderchip die entsprechende Zutrittsberechtigung hat. "Unsere Stammdaten haben wir in unsere ZEUS® Zutrittskontrolle eingearbeitet, dann wurden die mit SmartIntego ausgerüsteten Türen eingelesen, und so konnte ich jedem Mitarbeiter bzw. jeder Abteilung Berechtigungen zuteilen. Zudem kann ich Sicherheitsbereiche und Raumzonen einrichten, um dann entsprechende Einzelberechtigungen zu vergeben", schildert Annette Lang das reibungslose Zusammenspiel der verschiedenen ZEUS® Module. Das spiegelt sich auch in der offenen Kommunikation mit dem IVS-Team im Supportfall wider, der laut Annette Lang eher eine Seltenheit ist. Die Offenheit für moderne Technologien scheint also bei den Stadtwerken Trossingen eine feste Größe zu sein, seit über 120 Jahren.