Glänzendes Zeitmanagement.

ZEUS® Zeiterfassung, Personaleinsatzplanung und Workflowmanagement bei der Thomas Sabo GmbH, Zürich.

Der Thomas Sabo Flagship Store in Zürich ist mit 90 Quadratmetern nicht nur der grösste in der Schweiz, er überzeugt auch mit durchkomponiertem Design und einladendem Ambiente.

13.09.2019

Zeitgemässer Schmuck, erschwinglich und faszinierend zugleich. Mit diesem Konzept startete Firmengründer Thomas Sabo 1984, als er noch Schmuck aus dem Rucksack verkaufte. Heute künden 300 Shops und ca.2.500 Mitarbeitende auf der ganzen Welt vom nachhaltigen Erfolg der Marke, die ihren Kundinnen und Kunden ein breites Spektrum von Silberschmuck und Uhren bis zu Karma Beads, Charm-Armbändern und -anhängern bietet, die hauptsächlich in Asien gefertigt werden. Das Erfolgsgeheimnis des Unternehmens mit Hauptsitz in Lauf an der Pegnitz nahe Nürnberg liegt zum einen in der Person des Firmengründers Thomas Sabo, zum anderen im kontinuierlich gesponnenen Netz von 2.800 Handelspartnern in 75 Ländern weltweit. Auch Fluglinien und Kreuzfahrtanbieter führen seinen Schmuck im Bordprogramm. In der Schweiz betreibt die Thomas Sabo GmbH 16 Shops. Zirka 100 Beschäftigte sind grösstenteils in Beratung und Verkauf tätig. Die ZEUS® Zeiterfassung, Personaleinsatzplanung sowie der WebWorkflow wurden 2017 in Zusammenarbeit mit der in Wallisellen ansässigen IVS Zeit + Sicherheit AG implementiert. 2018 gingen die ZEUS® Module in den Echtbetrieb.

Hongkong, Paris, London, aber auch Luzern, St. Gallen, Bern und Zürich. Allein rund um den Zürichsee gibt es vier Thomas Sabo Shops. Wer so konsequent auf globale Markenpräsenz setzt, nutzt auch die Chancen der elektronischen Zeitwirtschaft. Besonders dann, wenn es darum geht Schichten und Arbeitszeiten in einem Softwarepaket komfortabel zu planen und zu managen.

 

Tipp vom ehemaligen Arbeitskollegen

Manchmal ist der gute Rat eines Kollegen hilfreicher als die raffinierteste Recherche, erzählt Milica Kalabic, bei der Thomas Sabo GmbH zuständig für Human Resources, wie in der Schweiz die Entscheidung für die ZEUS® Zeiterfassung fiel. Doch schlussendlich ausschlaggebend sei dann doch der hohe Leistungsumfang der ZEUS® Systemlösung gewesen, dass mit ZEUS® die bisherige Stundenberechnung entfällt und jeder Mitarbeiter jederzeit seinen aktuellen Stundensaldo am PC einsehen kann. Somit habe man die Thomas Sabo Shops in der gesamten Schweiz erfolgreich von manueller auf elektronische Zeiterfassung umgestellt.

 

ZEUS® Anbindung via PC

Bei Dienstbeginn loggen sich die Mitarbeiter der Schweizer Thomas Sabo Shops jeweils an einem der Shop PCs online ein und beginnen so ihren Arbeitstag oder ihre stundenweise Tätigkeit in Teilzeit. Hier kommt es noch hin und wieder zu Fehlbuchungen, wenn Mitarbeiter beim Einloggen einen Klick zu viel riskieren, wenn sie beim Hochfahren des PCs auf die Anzeige der Startmaske warten: "Die Mitarbeiter haben dann oft keine Geduld und dann klicken sie nochmal und haben doppelt gebucht und damit eine Buchungssperre erzeugt", erläutert Milica Kalabic die Fehlerquelle, die sich mit etwas Routine leicht beheben lässt. Manchmal werde auch das Einloggen vergessen, wenn ein Verkaufsmitarbeiter aus der Pause kommt.

 

ZEUS® PEP hoch im Kurs

Bei der Thomas Sabo GmbH spielt die ZEUS® Personaleinsatzplanung eine wichtige Rolle. Über die Personaleinsatzplanung (PEP) werden die Dienstpläne erstellt für alle sämtliche Thomas Sabo Shops in der Schweiz. "Wie der jeweilige Dienstplan aussieht, kommt ganz auf die Beschaffenheit des Shops an. Wir betreiben ja 16 Läden in der gesamten Schweiz, und jeder Laden hat mindestens vier Mitarbeiter, weil man das ein bisschen aufteilen muss auf Früh- und Spätschicht. Dann hängt es davon ab, ob der Laden doppelstöckig ist oder mit nur einer Verkaufsebene auskommt, ob es ein Shop-in-Shop ist oder ein Stand-alone-Shop. Jeder Shop ist personell so ausgestattet, dass im Krankheitsfall ein anderer Mitarbeiter einspringen kann", erläutert Milica Kalabic, was bei der Erstellung der Arbeitspläne alles zu berücksichtigen ist. Die Pläne werden vom jeweiligen Shop-Manager erstellt und so ist für die Lohnbuchhaltung der Stundensaldo der eingesetzten Mitarbeiter von vornherein transparent und in ZEUS® hinterlegt. Eigens für die Shop-Manager gab es auch eine ZEUS® Schulung, um die Mitarbeiter in ihrem Shop selbst im Umgang mit der elektronischen Zeiterfassung anleiten zu können. Tauchen im Tagesgeschäft Fragen zum Handling von ZEUS® auf, wird das in den meisten Fällen telefonisch oder via Teamviewer gelöst.

 

Mehr Transparenz dank WebWorkflow

Schon jetzt hat das Workflowmanagement bei der Thomas Sabo GmbH positive Effekte gezeigt. Denn die Verkaufsmitarbeiter in den Schweizer Shops können so am PC ihren aktuellen Stundensaldo, Resturlaub oder Fehlzeiten selber einsehen "Es ist für uns eine grosse Erleichterung, dass der Mitarbeiter jetzt jederzeit sieht, was ist mein Saldo, wo ist etwas offen, wo ist etwas falsch gebucht? Wenn die Buchungen und Angaben des Mitarbeiters stimmen, fallen für uns in der Personalabteilung zahlreiche Berechnungsaufgaben weg, eben dann, wenn alles korrekt in ZEUS® hinterlegt ist, zieht Milica Kalabic eine positive Bilanz der Softwareeinführung.