Nachhaltig auch in der Zeitwirtschaft.

ZEUS® Zeiterfassung, Zutrittskontrolle und Workflowmanagement bei der Otto Graf GmbH, Teningen.

Am Hauptsitz der Otto Graf GmbH in Teningen blickt man auf eine über 50-jährige Unternehmensgeschichte zurück. Der Fokus der Ideen weist bei GRAF aber immer in die Zukunft.

28.07.2020

Folgen des Klimawandels lindern, knapp werdendes Wasser nachhaltig nutzen. Bei der Otto Graf GmbH mit Sitz in Teningen treffen globale Herausforderungen wie Gewässerschutz oder Hochwasserprävention auf Markenqualität made in Germany. Erklärtes Ziel des Unternehmens ist die möglichst ressourcenschonende Herstellung von langlebigen Umweltprodukten: Tanks, Zisternen, Regenrückhaltesysteme, Abscheider. Der europäische Marktführer aus Südbaden hat seinen Umsatz und die Anzahl seiner Mitarbeiter in den letzten zehn Jahren verdoppelt. So beschäftigt die GRAF Gruppe heute insgesamt 600 Mitarbeiter, etwa zwei Drittel davon in Deutschland. Im vergangenen Jahr erzielte man einen Jahresumsatz von 120 Mio. Euro, für das laufende Jahr rechnet man mit einem Wachstum von 5%. Denn während der Corona Pandemie blieben die Baumärkte geöffnet und viele Konsumenten nutzten die Gelegenheit, um ihre Gärten sommerfit zu machen. Dank frühzeitiger Schutzmaßnahmen halten sich die Folgen der Corona-Krise bei der Otto Graf GmbH im Rahmen. Das ist unter anderem deshalb wichtig, weil globale Lieferfähigkeit in der Branche ein entscheidender Faktor ist. Seit 2010 hat die Otto Graf GmbH die ZEUS® Zeiterfassung im Einsatz, die sie nach Bedarf mit der IVS Zeit + Sicherheit GmbH aktualisiert, erweitert und auch in neu entstehenden Werken realisiert. Alle deutschen Standorte des Spezialisten für Kunststoffbehälter sind an die ZEUS® Lösung angebunden.

"Wir sind weltweit der einzige Hersteller in unserem Segment, der in der Rohstoffversorgung konsequent auf Recycling setzt ", unterstreicht Jörg Kury, Leiter der Lohn- und Finanzbuchhaltung bei GRAF den hohen Stellenwert der Nachhaltigkeit in einem Unternehmen, das Kunststofferzeugnisse im großen Stil herstellt und weltweit vertreibt. Kein Wunder also, dass die GRAF-Gruppe die benötigten Rohstoffe seit Ende 2018 im eigenen Kompetenzzentrum in Herbolzheim herstellt.

 

Gleitzeit als Türöffner für die ZEUS® Zeiterfassung

Obwohl man bei der Otto Graf GmbH schon 2010 die alten Stempelkarten über Bord geworfen und durch die Transponder der ZEUS® Zeiterfassung ersetzt hatte, markierte das 50-jährige Betriebsjubiläum im Jahr 2012 den eigentlichen Auftakt der elektronischen Zeiterfassung bei GRAF. Einmal, weil ZEUS® die unverzichtbare Voraussetzung für die Einführung der Gleitzeit war, zum anderen, weil ZEUS® mit dem Workflowmanagement die Verantwortung für Fehlzeiten und Zeitkorrekturen in die Hände der Mitarbeiter legte. 2015 wurde im Verwaltungsgebäude Teningen die ZEUS® Zutrittskontrolle implementiert, 2018 wurde das neue Werk in Herbolzheim an Zeiterfassung- und Workflowlösung angebunden. 2019 implementierte man in Teningen die MifareDESfire Technologie, um über ein und denselben Chip Zutritt, Zeiterfassung und Smart-Lock-Funktionalitäten bei den Gabelstaplern zu ermöglichen. An der ständigen Erweiterung der ZEUS® Lösung bei der Otto Graf GmbH sieht man, wie die Zeiterfassung mit dem Unternehmen mitwächst, was für die Zukunftsoffenheit der Software spricht, die mit Teningen, Herbolzheim und Bayreuth an allen deutschen GRAF Standorten im Einsatz ist.

 

3-Schichtbetrieb an 5 bis 7 Tagen

Die Fertigung der Otto Graf GmbH arbeitet in drei Schichten: in der Regel an 5 bis 6 Tagen die Woche, in der Saison sogar an 7. Der Versand fährt ein Zweischichtmodell. In der Verwaltung der Otto Graf GmbH sind auch einige Teilzeitkräfte beschäftigt, die im Rahmen sehr unterschiedlicher Arbeitszeitmodelle ihren Dienst versehen. "Wir versuchen stets möglichst flexibel auf die Anforderungen der einzelnen Bereiche zu reagieren, deshalb kann die Anzahl der Arbeitszeitmodelle schon mal erweitert werden. Zusätzlich haben wir die Gleitzeitregelung Anfang letzten Jahres ausgedehnt, um den Mitarbeitern und Bereichen mehr Flexibilität zu ermöglichen. Damit haben wir natürlich gerade im Angestelltenbereich die Anzahl der bisherigen Modelle ebenfalls aufgestockt, erläutert Jörg Kury. So seien von diesen unterschiedlichen Tages- und Wochenmodellen im Tagesgeschäft etwa 70 bis 80 aktiv. Außerdem sei das Anlegen neuer Arbeitszeitmodelle mit ZEUS® ein Leichtes.

 

Schnittstelle zum Lohnprogramm NAPA

Über die ZEUS® Schnittstelle werden ausschließlich die für die Lohn- und Gehaltsabrechnung relevanten Daten ins Lohnprogramm NAPA übertragen. Einmal monatlich werden die Zuschläge monatsversetzt in das bei der Otto Graf GmbH genutzte Lohnprogramm NAPA von MS Dynamics NAV 2013 R2 transferiert. Fehlzeiten werden bisher noch nicht im Lohnprogramm abgebildet, sollen aber künftig auch Teil der Datenübergabe sein.

 

Routinierter Umgang mit digitalem Workflow

Die GRAF Mitarbeiter haben sich schnell an das papierlose Workflowmanagement gewöhnt. Korrekturen bei Buchungen oder Fehlzeiten können sie jederzeit selbst durchführen. Das erleichtert die Arbeit in der Personalabteilung deutlich. Teilbereiche arbeiten mit dem Gruppenkalender, wodurch viele manuell gepflegte Kalender in Rente geschickt werden konnten. "Unsere Mitarbeiter sind immer wieder erstaunt, wie viele Informationen sie dem Webservice in Eigenregie entnehmen können. Die meisten Listen und Auswertungen, die sich die Vorgesetzten bei GRAF wünschen, können im System realisiert werden und erleichtern die tägliche Arbeit", ist Jörg Kury voll des Lobes über die Entlastung der Personalabteilung durch den digitalen Workflow, der durch die enorme Papiereinsparung auch zur Schonung von Ressourcen beiträgt.

 

Zeiterfassung als Selbstläufer

Da die GRAF Mitarbeiter die Eigenverantwortung für ihre korrekten Arbeitszeiten so gut wahrnehmen, läuft die Pflege der Zeiterfassung nahezu von selbst. Lediglich bei speziellen Arbeitszeiten müssen noch neue Modelle angelegt werden. "Schon in den Anfängen der Zusammenarbeit 2010 hat IVS uns überzeugt mit Kompetenz, einem offenen Ohr bei Rückfragen und Problemen, und das immer zeitnah und auf den Punkt", weiß Jörg Kury zu berichten. Das sei auch wichtig in Bezug auf künftige Investitionen, so Kury weiter, denn schon im kommenden Jahr wird in Neuried das nächste Werk der GRAF-Gruppe eröffnet.