Überstunden exakt und transparent erfassen.

ZEUS® Zeiterfassung und Telefonzeiterfassung bei der Sauter grün erleben GmbH & Co. KG, Waldkirch.

Das Sauter Gartencenter in Lahr bietet saisonale Pflanzen und eine Baumschulabteilung auf mehr als 5.000 Quadratmetern Verkaufsfläche.

02.02.2021

Grün erleben - eine Leidenschaft, die bei Sauter seit über 90 Jahren gelebt wird. Bereits in der vierten Generation betreiben Astrid und Ralf Sauter den Familienbetrieb, der mittlerweile drei Gartencenter in Waldkirch, Gundelfingen und Lahr umfasst. Im Angebot haben die Gartenspezialisten Floristik, Raumbegrünung sowie Garten- und Landschaftsbau. Sauter beschäftigt heute 122 Mitarbeiter und versteht sich als ambitionierter Ausbildungsbetrieb mit derzeit 14 Azubis. Die Strategie dabei ist steigende Kosten durch ein moderates Umsatzwachstum aufzufangen. Während der Genussgarten in Lahr Corona-bedingt bereits im November schließen musste wie andere gastronomische Betriebe auch, sind seit Mitte Dezember auch die Sauter Gartencenter vom Lockdown betroffen. Endet dieser planmäßig am 10. Januar, könnte man sich nach dem guten Geschäftsjahr 2020 noch mit der Situation arrangieren. Sollte der pandemiebedingte Ausnahmezustand bis ins Frühjahr reichen, würde es die gesamte Branche hart treffen. Seit Januar 2020 hat die Sauter grün erleben GmbH & Co. KG die ZEUS® Zeiterfassung im Einsatz, Alle drei Gartencenter sind an die ZEUS® Lösung angebunden, die beiden Produktionsgärtnereien via Telefonzeiterfassung.

"Mit der Schließung des Einzelhandels und somit auch unserer Gartencenter noch vor Weihnachten haben wir nicht gerechnet. Zwar sind wir nicht so stark von der Pandemie betroffen wie andere Branchen, aber die Schließung der Gartencenter ist für uns schwer zu verschmerzen, sollte sie länger dauern als bisher angeordnet", schildert Geschäftsführer Ralf Sauter die aktuelle Situation. Aufgrund der notwendigen Hygiene- und Sicherheitsmaßnahmen seien Geschäftsführung und Mitarbeiter seit dem Frühjahr ohnehin wesentlich mehr gefordert als in pandemiefreien Zeiten.

 

Regional kultivierte Pflanzen

Ein wichtiger Baustein der Sauter Firmenphilosophie ist es, Pflanzen regional vor Ort selbst zu kultivieren, um die notwendigen Mengen und Qualitäten vorhalten zu können. Und nicht zuletzt, um den Sauter Kunden ein Maximum an regionaler Vielfalt zu bieten. Das geschieht bei Sauter in den beiden Produktionsgärtnereien in Umkirch und Gundelfingen, um kurze Wege, flexible Sortimentsgestaltung und ein breitgefächertes Angebot zu garantieren.

 

Wachstum als Türöffner für die ZEUS® Zeiterfassung

"Bei über hundert Mitarbeitern ist es sehr schwierig die individuellen Arbeitszeiten schriftlich zu erfassen. Deshalb hatten wir irgendwann das Gefühl, dass wir keine Kontrolle und keinen Überblick mehr hatten", schildert Ralf Sauter die Situation vor der Einführung der ZEUS® Zeiterfassung. So sei ganz einfach das Unternehmenswachstum Auslöser dieser Entscheidung gewesen. "In einer Wirtschaftszeitung habe ich einen interessanten Artikel über die IVS Zeit + Sicherheit gelesen. Da die IVS Zeit + Sicherheit u. a. mit einem Standort in Lahr vertreten ist, haben wir auch dort direkt angefragt. Das hat dann auch gut zu uns gepasst, weil wir ja in allen unseren Belangen möglichst regional denken", skizziert Ralf Sauter, wie der Kontakt zu IVS Zeit + Sicherheit zustande kam.

 

ZEUS® Einführung im August 2019

Im Sommer 2019 begann die Implementierung der neuen Zeiterfassung bei Sauter. Das neue System wurde installiert und im Rahmen eines mehrmonatigen Probelaufs getestet, um mögliche Komplikationen rechtzeitig abzustellen. Gleichzeitig wurden die Sauter Mitarbeiter geschult und mit der ZEUS® Zeiterfassung vertraut gemacht, die bei Sauter seit Januar 2020 im Echtbetrieb ist. Die Zeiterfassungsterminals, an denen die Sauter Mitarbeiter ihre Kommt/Geht-Buchungen per Transponder vornehmen, sind jeweils an den Infopunkten der Gartenmärkte platziert, wo auch die morgendlichen Teambesprechungen stattfinden. Mit dem Support und den Schulungen von IVS war man bei Sauter sehr zufrieden, ebenso mit dem IVS Support und dem entsprechenden Ticketsystem.

 

Produktion, Verkauf und Gartenbau

Von den 122 Beschäftigten bei Sauter arbeiten 12 im Garten- und Landschaftsbau, die übrigen 110 arbeiten in den Gartencentern bzw. in den Produktionsgärtnereien, wo nominell 8 Personen tätig sind, die aber auch mal in den Gartencentern aushelfen. Im momentan Corona-bedingt geschlossenen Genussgarten in Lahr sind weitere 12 Mitarbeiter aktiv. Die Gartenbauer buchen ihre Arbeitszeiten im Gartencenter Waldkirch, die Produktionsgärtner via Telefonzeiterfassung.

 

Routinierter Umgang dank Probelauf

Die anfängliche Skepsis der Sauter Mitarbeiter wich erst allmählich der Überzeugung, dass die ZEUS® Zeiterfassung ihnen eine Menge Arbeit abnimmt und auch sonst sehr komfortabel ist. In der Zeit vor ZEUS® mussten sie ihre Arbeitszeiten noch händisch zu Papier bringen, was zum einen aufwändig und zum anderen fehleranfällig war. Der Probelauf im Herbst 2019 war da sehr hilfreich, denn als die Sauter Mitarbeiter zum ersten Mal ihr elektronisch erzeugtes Monatsjournal in Händen hielten, konnten sie sich ein Bild machen von der Transparenz und Zuverlässigkeit der neuen Zeiterfassung.

 

Monatsberichte und Überstundenlisten

"Dank der ZEUS® Zeiterfassung können wir aussagekräftige Monatsberichte und Überstundenlisten erstellen, die sich einfach und zeitnah auswerten lassen", zeigt sich auch Geschäftsführer Ralf Sauter sehr zufrieden mit der ZEUS® Lösung. Da Gartenbau ein Saisongeschäft ist, sei die Bedeutung der Überstunden nicht zu unterschätzen, deshalb sei die durch ZEUS® geschaffene Transparenz und Nachvollziehbarkeit gar nicht hoch genug zu bewerten. "Mittelfristig könnte für uns auch die ZEUS® Personaleinsatzplanung interessant werden, weil das etwas ist, was wir heute bereits mit einer aufwendigen separaten Lösung durchführen, gibt Ralf Sauter einen Ausblick auf weitere Investitionen im Bereich Zeitwirtschaft.