Mieterfreundliche Kostentransparenz.

ZEUS® bei der Städtischen Wohnbaugesellschaft Lörrach mbH.

Mit „Teichmatten+" hat die Wohnbau Lörrach im Ortsteil Tumringen eine neue Ortsmitte geschaffen und so einen städtebaulichen Akzent gesetzt: Neue Wohnungen und Ladengeschäfte in symbiotischer Verbindung.

07.12.2017

Lebendige Wohnquartiere mit intakten Nachbarschaften in ausgewogener sozialer Zusammensetzung: Dafür macht sich die Städtische Wohnbaugesellschaft Lörrach mbH stark. Und das ist nötig, denn in Lörrach sind freie Wohnungen rar und die Fluktuation liegt bei niedrigen 7 %. Kerngeschäft des Unternehmens ist die Miethausbewirtschaftung sowie die WEG- und Fremdverwaltung. Die Wohnbau Lörrach unterhält 3.000 eigene Wohnungen in Lörrach und Schopfheim. Gleichzeitig verwaltet sie 1.000 Immobilien im Auftrag der Stadt Lörrach, von Investoren und Eigentümergemeinschaften. In der kaufmännischen Verwaltung beschäftigt die Wohnbau Lörrach 29 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, in der Technik 13 sowie jeweils sieben hauptamtliche Hausmeister und Gärtner. In 2016 erzielte man einen Jahresumsatz von 31,7 Mio. Euro. Die Bilanzsumme betrug 192,3 Mio. Euro. Für 2017 rechnet man mit einem Gewinn von 1 Mio. Euro. Bereits seit der Jahrtausendwende nutzt die Wohnbau Lörrach die ZEUS® Zeiterfassung, seit 2014 das Workflowmanagement und seit Sommer dieses Jahres die Projektzeiterfassung. Alle ZEUS® Module wurden in Zusammenarbeit mit der im nahe gelegenen Lahr ansässigen IVS Zeit + Sicherheit GmbH implementiert.

Die Wohnbau Lörrach saniert und baut im großen Stil, vor allem neue Mietwohnanlagen. Um diese Investitionen stemmen zu können, tritt sie punktuell auch als Bauträger auf und verkauft Mietwohnungen aus ihrem Streubesitz, bevorzugt an die Mieter, die dort schon wohnen. Diese haben ein Vorkaufsrecht. "Will der Mieter die Wohnung nicht erwerben, verkaufen wir auch an Kapitalanleger. Allerdings müssen diese dem Mieter dann Wohnrecht auf Lebenszeit einräumen", betont die Kaufmännische Leiterin und Prokuristin Ute Leisinger die soziale und mieterfreundliche Ausrichtung des Unternehmens. "Unsere Philosophie ist es größere, lebenswerte Kernquartiere zu schaffen, die eine positive Ausstrahlung auf den gesamten Stadtteil entfalten. Dies erreichen wir u. a. durch anspruchsvolle Architektur, eine konsequente Bewirtschaftung der Immobilien und die Förderung von Integration und guten Nachbarschaften durch vielfältige Angebote in unseren Gemeinschaftsräumen", erläutert Ute Leisinger das klare Konzept der Wohnbau Lörrach. So komme der Wohnbau Lörrach als größtem Vermieter in der Region eine besondere Verantwortung zu, die man auch wahrnehme, indem man eine dämpfende Wirkung auf die Mietpreise entfaltet. Das ändert allerdings nichts daran, dass momentan in Lörrach die Grundstücke fehlen, um den angespannten Wohnungsmarkt mittelfristig zu entlasten.

 

ZEUS® Zeiterfassung seit 2000

Mit dem Equipment der Wohnbau Lörrach ist Ute Leisinger bestens vertraut. Seit 1995 ist sie im Unternehmen und vereint mittlerweile eine ganze Reihe von Kompetenzen auf ihre Person. Sie ist nicht nur Kaufmännische Leiterin und Prokuristin, sondern auch Personalleiterin und IT-Verantwortliche der Wohnbau Lörrach. "Die Einführung der ZEUS® Zeiterfassung im Jahr 2000 lief eigentlich völlig geräuschlos ab. Damals war ich noch Betriebsrätin und daran interessiert, flexible Arbeitszeiten bei uns im Haus zu ermöglichen. Dafür braucht man eine elektronische Zeiterfassung. ZEUS® läuft seither so nebenbei mit, und das ist ja eigentlich das Beste, was man über eine Software sagen kann", gibt sich Ute Leisinger als echter ZEUS®-Fan zu erkennen. So hätten die Mitarbeiter sich ganz klassisch ein- und ausgeloggt an einem am Hauseingang befindlichen Zeiterfassungsterminal, und das habe sich über die Jahre bewährt.

 

WebWorkflow seit 2014

Um den Erfassungsaufwand der Arbeitszeitkorrekturbelege zu minimieren, führte man 2014 den WebWorkflow ein, der zunächst nur von den Technikern genutzt wurde. "Eigentlich hatten wir vorgehabt den Workflow in der Technikabteilung zu testen und dann flächendeckend einzuführen, aber da ist uns ein ERP-Systemwechsel dazwischengekommen, der uns in den letzten beiden Jahren doch sehr beschäftigt hat", berichtet Ute Leisinger aus dem Real Life einer modernen Wohnbaugesellschaft. "Die komplette technische Abteilung nutzt nunmehr seit drei Jahren das digitale Workflowmanagement, schreibt Anträge bezüglich Urlaub und Freizeitausgleich und nimmt außerdem Arbeitszeitkorrekturen vor. Seit Sommer 2017 können auch die übrigen Abteilungen wie Rechnungswesen, Kundenabteilung und Geschäftsführung auf den WebWorkflow zugreifen, so dass wir viel papierärmer und zeitsparender arbeiten als früher, auch wenn dieses ZEUS® Modul erst jetzt allen Kolleginnen und Kollegen zugutekommt", verrät Ute Leisinger mit einem Schmunzeln. Zudem habe man im Zuge dieser Implementierung auch die ZEUS® Projektzeiterfassung in sämtlichen Abteilungen eingeführt, so dass die Mitarbeiter hier in Eigenregie ihre Projektzeiten verteilen können. Auf Basis dieser Daten lässt sich ein wirksames Controlling durchführen, beispielsweise wenn es darum geht zu prüfen, wie auskömmlich die Fremdverwaltung ist.

 

Hausmeister buchen bei Bedarf

Die Hausmeister arbeiten erwartungsgemäß nicht in der Zentrale der Wohnbau Lörrach, sondern in den Wohnquartieren vor Ort, wo sie auch ihre Büros haben. Dort stempeln sie nicht mittels Transponderchip, sondern erfassen ebenfalls seit diesem Sommer ihre Tätigkeiten, Arbeits- und Projektzeiten via Dienst-Laptop und sind auch in den WebWorkflow eingebunden. Die Hausmeister sind aus dem Gleitzeitmodell ausgenommen und haben i. d. R. feste Arbeitszeiten. Sie korrigieren jeweils nur dann über die Summenkorrektur, wenn die tatsächliche Arbeitszeit von der Regelarbeitszeit abweicht, kurz: Wenn sie mehr oder weniger gearbeitet haben als vorgesehen.

 

Gärtner scannen Projektzeiten

Der Wohnbau Lörrach liegt viel daran auch den Regiebetrieb an die ZEUS® Zeiterfassung anzubinden. Die Gärtner, welche die Grünanlagen der Quartiere bewirtschaften, erhalten noch im Dezember 2017 ihre ZEUS® Schulung. Ab Januar 2018 werden die Gärtner der Wohnbau Lörrach ihre Projektzeiten und Tätigkeiten in ZEUS® erfassen - mit mobilen Barcodescannern, soweit das möglich ist. Das ist von Bedeutung, weil ein großer Teil der Regiebetriebs- und Hausmeisterkosten auf die Mieter umgelegt wird und deshalb dokumentiert werden muss. Vor der Einführung der ZEUS® Projektzeiterfassung wurde dies handschriftlich erledigt.

 

Schnelle und transparente Abläufe

"Dank der Projektzeiterfassung ersparen wir uns heute das sehr aufwändige händische Nacherfassen von Rapportzetteln in einer Datenbank sowie das zeitraubende Nacherfassen von handschriftlichen Arbeitszeitkorrekturen in ZEUS®. Unsere Abläufe sind schneller geworden, weil Änderungen zeitnah ins System eingepflegt werden. Das hat die Transparenz verbessert, gerade auch bei der Projektzeitverteilung, die jetzt immer aktuell ist. Auch der WebWorkflow trägt erheblich zur Aktualität der Arbeitszeitdaten bei", zieht Ute Leisinger bezüglich Projektzeiterfassung und WebWorkflow eine durchweg positive Bilanz der Softwareeinführung und der langjährigen Zusammenarbeit mit IVS.